Het inventariseren van voorraadmutaties is het proces van het bijhouden van veranderingen in de voorraad van je bedrijf gedurende een bepaalde periode.

Een bedrijf voert een inventarisatie uit om de volgende drie redenen:

• Een inventarisatie is wettelijk verplicht;
• aan de hand van de gegevens van de inventarisatie kunt u de voorraadadministratie corrigeren;
• met deze gegevens kunt u de mate van derving vaststellen.

Wettelijke verplichting

Een belangrijke reden voor de uitvoering van een inventarisatie is de wettelijke verplichting om jaarlijks een balans op te maken. Een balans is een overzicht van bezittingen, schulden en eigen vermogen van de ondernemer. Aan de hand van een balans kan de overheid bepalen hoeveel belasting een bedrijf moet betalen. Om de bezittingen van een bedrijf te achterhalen is het nodig om een inventarisatie te doen.

Corrigeren voorraadadministratie

In de voorraadadministratie wordt bijgehouden hoeveel artikelen er in voorraad zijn en hoeveel er zijn afgeschreven. De administratiegegevens kunnen echter onjuist zijn. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat gestolen of beschadigde artikelen niet zijn afgeschreven. Deze artikelen staan echter nog wel als ‘aanwezig’ geregistreerd in de administratie. Om zeker te weten hoe groot de werkelijke voorraad van een winkel is, is het nodig om een voorraadinventarisatie uit te voeren. Aan de hand van de gegevens die de inventarisatie oplevert, kan de voorraadadministratie worden bijgewerkt.

Vaststellen derving

Aan de hand van een voorraadinventarisatie kun je vaststellen hoeveel derving er in een bepaalde periode is opgetreden. Dit is belangrijk om te weten, omdat derving verlies betekent. Derving is het verschil tussen de administratieve voorraad en de werkelijke voorraad. Als je weet dat er veel derving is opgetreden, kun je maatregelen nemen om die derving in de toekomst te voorkomen of in ieder geval te verminderen.